ตรวจภายใน (Field Visit)ใครเคยทำบ้าง เรื่องสำคัญอยากให้เพื่อนๆ ผู้ประกอบการร้านอาหารทำกัน เพราะเป็นหนึ่งในกิจกรรมพื้นฐานสำหรับร้านอาหารที่ทำเป็นธุรกิจต้องการเติบโต ต้องตรวจอะไรบ้าง ตรวจแล้วดีอย่างไรไปติดตามกันเลย
การตรวจสอบภายในองค์กรนั้น จะมีความละเอียดมาก ซึ่งจะแบ่งการตรวจสอบเป็นเดือนละ 2 ครั้ง คือ
**ร้านไหนที่มีขนาดร้านที่ไม่ใหญ่มากและมีเพียงสาขาเดียว ไม่จำเป็นต้องใช้ระบบ Field Visit ทั้งหมดนี้เลือกทำเฉพาะข้อที่สนใจ**
1.การตรวจสอบแบบแจ้งให้ทางร้านทราบก่อนล่วงหน้า
2.การตรวจสอบแบบไม่แจ้งให้ทางร้านทราบ
ซึ่งสาเหตุที่ต้องมีการตรวจทั้ง 2 รูปแบบ ก็เพราะ
ครั้งแรกที่เป็นการตรวจสอบโดยแจ้งให้ร้านทราบล่วงหน้า เพื่อที่ผู้ประกอบการต้องการทราบว่า ผู้จัดการร้านและทีมพนักงานในร้านทั้งหมดทราบถึงมาตรฐานในการตรวจของร้านหรือไม่ หากเพื่อนผู้ประกอบการแจ้งวันเข้าตรวจล่วงหน้าแล้วผลคะแนนออกมาดีก็แสดงว่าพนักงานเข้าใจ ว่าอะไรคือมาตรฐานของร้าน แต่หากผลคะแนนออกมาไม่ดีก็จะเป็นตัวสะท้อนว่า ผู้จัดการร้านและทีมพนักงานอาจจะไม่ทราบถึงมาตรฐานนั้นเอง
ในส่วนครั้งที่สองเป็นการตรวจโดยไม่แจ้งล่วงหน้านั้น ก็เพื่อจะดูว่าทางร้านมีมาตรฐานในการทำงานแต่ละวันเป็นอย่างไรบ้าง ซึ่งโดยทั่วไปแล้วคะแนนในครั้งที่สองจะน้อยกว่าในครั้งแรก
ในการเข้าตรวจสอบของ Field Visit จะมีการใช้แบบฟอร์มในการตรวจสอบซึ่งมีหัวข้อและรายละเอียดตัวอย่าง ดังต่อไปนี้
– ระบบการเงิน
– ระบบฝ่ายบุคคลและการฝึกอบรม
– ระบบสินค้าคงคลัง
– คุณภาพอาหาร
– ขั้นตอนการบริการ
– ความสะอาดของร้าน
– การบริหารจัดการร้านของผู้จัดการร้าน
– งานบำรุงรักษาอุปกรณ์
ตัวอย่างหัวข้อในการตรวจสอบ ระบบการเงิน
– เงินสดย่อยสำหรับใช้ซื้อวัตถุดิบ, อุปกรณ์ หรือใช้สอยภายในร้านต่างๆ เมื่อตรวจสอบอ้างอิงกับใบเสร็จรับเงินแล้วมียอดใช้จ่ายที่ตรงกัน หากร้านค้าใดจดทะเบียน Vat ใบเสร็จรับเงินจะต้องเป็นใบเสร็จรับเงินแบบเต็มรูปแบบ
– ตรวจสอบการใช้เงินสดย่อยว่ามีการนำเงินไปซื้อวัตถุดิบหรืออุปกรณ์ใดๆ ที่ไม่จำเป็นหรือไม่
– หากร้านค้าใดเจ้าของกิจการไม่ได้อยู่ร้านเอง และได้มอบหมายให้ผู้จัดการร้านเป็นผู้ดูแลในเรื่องการฝากเงินที่ได้จากการขายเมื่อนำเอกสารการฝากเงินกับยอดขายของวันที่ฝากเงินมาเทียบกัน ข้อมูลจะต้องตรงกัน
ตัวอย่างหัวข้อในการตรวจสอบ ระบบสินค้าคงคลัง
– วัตถุดิบอาหารที่อยู่ภายในร้านไม่มีของหมดอายุ
– วัตถุดิบต่างๆที่จัดเก็บอยู่ในร้าน ได้เรียงถูกต้องตามหลัก FIFO และ FEFO
– วัตถุดิบที่จัดเก็บอยู่ภายในร้าน มีปริมาณที่เหมาะสมกับยอดขาย ไม่จัดเก็บมากหรือน้อยเกินไป
– วัตถุดิบที่จัดเก็บได้จัดเก็บถูกต้องตามหลักสุขาภิบาล
ตัวอย่างแนวทางในการตรวจสอบ คุณภาพอาหาร
– ตรวจสอบวัตถุดิบอาหารในที่จัดเก็บว่าอยู่ในเกณฑ์คุณภาพของร้านหรือไม่
– ทำการทดสอบพนักงานครัว โดยให้แต่ละคนทำเมนูอาหารที่ต้องการทดสอบ โดยประเมินในส่วนของ ขั้นตอนการทำ, รสชาติ, เนื้อสัมผัส, หน้าตา, ความถูกต้องของวัตถุดิบในจาน และระยะเวลาในการทำอาหาร
ตัวอย่างแนวทางในการตรวจสอบ ขั้นตอนการบริการ
– ทำการทดสอบพนักงานบริการ ในทักษะการบริการแต่ละตำแหน่งตามมาตรฐานขั้นตอนบริการที่ทางร้านกำหนด
– ทำการทดสอบการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้ากับพนักงานบริการ เพื่อดูไหวพริบในการแก้ไขปัญหาขั้นต้น
ตัวอย่างแนวทางในการตรวจสอบ ความสะอาดของร้าน
– เริ่มต้นจากการตรวจสอบตั้งแต่ภายนอกของร้าน เช่น กระจก ประตู ป้ายร้าน ทางเดินเข้าร้าน
– จากนั้นเข้าสู่ในตัวร้านโซนบริการเพื่อตรวจสอบความสะอาดของจุดต่างๆ ภายในร้าน อุปกรณ์ผ้าเช็ดโต๊ะ กลิ่นภายในร้าน ความเย็นภายในร้าน เสียงเพลง
– ส่วนสุดท้ายคือตรวจสอบความสะอาดในห้องครัว ได้แก่ จุดปฏิบัติงานครัวในตำแหน่งต่างๆ บ่อดักไขมันความสะอาดของอุปกรณ์ครัว น้ำมัน ความสะอาดในตู้เย็น ความสะอาดของภาชนะจัดเก็บ ถังขยะ
ตัวอย่างแนวทางในการตรวจสอบ การบริหารจัดการร้านของผู้จัดการร้าน
– ตรวจสอบการจัดตารางพนักงานว่ามีความเหมาะสมหรือไม่กับยอดขาย และมีการสลับวันหยุดของพนักงานได้อย่างเท่าเทียมกันหรือไม่
– ตรวจสอบงานเอกสารเกี่ยวกับข้อมูลการขายในแต่ละวัน ว่าทำถูกต้องครบถ้วนหรือไม่
– ตรวจสอบการวางแผนของเป้าหมายในแต่ละเดือน และในแต่ละวันว่ามีการตั้งเป้าไว้หรือไม่ และเป้าหมายนั้นสอดคคล้องกับเป้าหมายขององค์กรหรือไม่
ตัวอย่างการตั้งเป้าหมายรายเดือน :
– การเชียร์ขายเครื่องดื่มสมุนไพรให้ได้ 1,000 แก้ว
– การควบคุมต้นทุนอาหารให้ไม่เกิน 35% ของยอดขาย
– การเพิ่มค่าเฉลี่ยต่อหัวของลูกค้าให้เป็น 120 บาท
ตัวอย่างการตั้งเป้าหมายรายวัน :
– การเชียร์ขายเครื่องดื่มสมุนไพรวันจันทร์-ศุกร์วันละ 30 แก้ว และวันเสาร์-อาทิตย์วันละ 45 แก้ว
– วันนี้จะทำการปฐมนิเทศพนักงานทั้งหมด เพื่อความเข้าใจเรื่องกฎระเบียบร้าน
– เชียร์ขายเมนู XXX เนื่องจากวัตถุดิบตัวนี้กำลังจะหมดอายุในอีก 2 วัน
– ร่วมกับทางผู้จัดการร้านวิเคราะห์ P&L ของเดือนที่ผ่านมาเพื่อหาจุดแข็งและจุดอ่อน
– รับฟังปัญหา และ/หรือ ข้อเสนอแนะต่างๆ เพื่อไปต่อยอดในการพัฒนาร้าน และ/หรือช่วยแก้ไขปัญหาทีเกิดขึ้น
ตัวอย่างหัวข้อในการตรวจสอบ งานบำรุงรักษาอุปกรณ์
– ที่ร้านมีการทำความสะอาดอุปกรณ์เครื่องใช้ต่างๆ ภายในร้านตามตารางที่กำหนดหรือไม่ เช่น เปลี่ยนไส้กรองเครื่องกรองน้ำ, ล้างแอร์, ทำความสะอาดตู้เย็น, ทำความสะอาดหัวเตา เป็นต้น
– ตรวจสอบการจดบันทึกอุปกรณ์เครื่องใช้จ่ายต่างๆ ที่เสียหายว่า มีอายุการใช้งานที่เหมาะสมหรือไม่เพราะค่าใช้จ่ายส่วนหนึ่งที่ไม่คาดคิดเกิดจากการใช้งานอุปกรณ์อย่างไม่ทะนุถนอม ถ้าไม่มีการคอยดูแล ทางร้านก็ต้องเสียเงินกับการซ่อมหรือซื้อใหม่อยู่เรื่อยๆ
ทั้งหมดนี้คือส่วนหนึ่งของคำว่าระบบจัดการร้านอาหาร เป็นความจำเป็นที่ต้องทำและต้องมีสำหรับร้านขนาดกลางขึ้นไป หรือร้านที่มีสาขามากกว่า 1 สาขา หรือ ร้านที่มีแผนเติบโตขยายกิจการในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง ระบบจะช่วยให้การจัดการร้านเป็นไปอย่างสะดวก ชัดเจน บริหารจัดการง่าย ป้องการความผิดพลาด ความซ้ำซ้อนในการทำงาน ระบบถือเป็นหนึ่งในหัวใจสำคัญของความสำเร็จ
TR:กระต่ายดำ124
หมายเหตุ : เนื้อหาต่างๆ ที่เพื่อนแท้ร้านอาหารนำมาแบ่งปัน กลั่นกรองจากประสบการณ์ตรงและหรือการสัมภาษณ์พูดคุยกับผู้ประกอบการจริงๆ ของแอดมินแต่ละท่าน เป็นบทความที่เขียนจากความตั้งใจ ความรับผิดชอบ ทุกๆ บทความเพื่อนผู้ประกอบการสามารถนำไปปรับใช้กับธุรกิจได้จริง
